签字盖章的4个原则36个规矩

 

　　第一，签字就是承担责任。

 

　　不是职责范围内的字，不要随意签；属于职责范围内的字，不要逃避签。

 

　　第二，签字要有审核逻辑。

 

　　应该谁签？为什么可以签？为什么不能签？签什么意见？按什么逻辑审核？比如，员工递上来一个材料报销单让签字，我们要有什么判断逻辑？为什么要买？为什么是这个供应商？为什么是这个价格？为什么是这个数量？然后顺手翻了一下，发现后面没有入库单，也没有验收凭证，只有供应商的送货单。员工说以前一直都这样。现在怎么办？这个字怎么签？怎么引导员工？怎么立规则？

 

　　第三，该有前置签字人的，要让别人先签字。

 

　　该有前道审批人的，应让前道审批人先签字，哪怕没有任何风险。比如，文件应由经办人先签字的，审核人不要先签字。

 

　　第四，不要在空白纸上签字。

 

　　不言自明，太重要了。

 

　　二、签字盖章的36个规矩

 

　　自然人：

 

　　一、需要在法律文件上签字的，最好按照同时期惯常的书写方式完成签名，而不要刻意书写正楷等字体。

 

　　如担心签名字体不清晰，可先打印或书写正楷姓名，再正常签字。

 

　　二、自然人签名时，应签署真名（现用名、法定姓名），并应签署全名。

 

　　法律并未禁止当事人签名时使用简称，也未禁止使用曾用名、艺名、笔名、化名、小名或绰号以及画押、画圈等代签名，但这些签名方式可能增加发生争议时的举证难度。

 

　　三、重要的合同尽量面签。

 

　　面签时也要注意签字的对应关系。

 

　　四、企业的法定代表人或负责人有权在合同上签字；持有效委托证明文件的委托代理人、直接相关的职务代理人也可签字。

 

　　根据《合同法》第49条之规定，“表见代理人”的签字虽然缺乏正当性，但亦可能发生有权代理的后果。配偶可能被认定家事代理人或法定代理人，进而有权签字。监护人可作为法定代理人签字。

 

　　五、代理人应签署自己的姓名，但应注明被代理人是谁。

 

　　六、自然人的私章对外不具有公示效力。

 

　　在私章所代表的一方否认该私章为其所有或盖章行为是其所为时，应由主张合同关系成立的一方举证证明该枚私章为对方所有以及盖章的行为为对方所为或对方委托他人所为。

 

　　七、自然人签名如系伪造，则对其不发生法律效力，应由行为人自负其责。

 

　　但如能证明该自然人知晓且未表示反对，则发生与本人签名相同的后果。印章伪造或变造如系当事人自身的行为，则亦能代表其意思表示。

 

　　八、签字或盖章，一般构成意思表示的有效证明。

 

　　有时，也可代表当事人确认某一事实。

 

　　九、债务人在催款函上签字，可使诉讼时效期间届满的债权重新获得保护 。

 

　　保证责任消灭后，保证人在催款函等文件上签字的，一般不认为保证人继续承担保证责任。但是，根据催款函的内容及签字盖章的具体情况，也有可能重新成立保证合同。

 

　　十、捺印与签字具有相同法律效力。

 

　　捺印与签字、盖章与签字，在位置上应尽量靠近，但最好不要相互覆盖。

 

　　十一、签约时间应写到具体日期，即注明年月日。

 

　　多人签字时，最好签章时间相同。如果不同，应以最后签章时间作为合同成立时间。

 

　　十二、正式文件签署宜使用钢笔或签字笔，不宜使用铅笔。

 

　　十三、在签字盖章之前，应注明“以下为合同签署栏”或“以下无正文”，且不要预留过多空白。

 

　　十四、夫妻关系存续期间，一方签字对外负债应认定为共同债务。

 

　　但对于一方的重大举债，如举债方不能证明用于家庭共同生活，则应认定为个人债务。

 

　　十五、夫妻一方对外提供担保，应认定为个人担保债务。

 

　　但在另一方知晓担保事实且未提出异议等情形下，或者确系“为夫妻共同生活”而担保的情况下，可能会有例外的结论。

 

　　十六、夫妻关系的认定，一般应以结婚证明文件为准。

 

　　但在特殊情况下，仍然可能认定事实婚姻。

 

　　公司：

 

　　十七、公司法定代表人代表公司行使职权，其在合同上签字的行为代表公司的意思表示，并不要求再加盖公司公章而使合同成立。

 

　　公章是公司行为的主要证明，法定代表人的亲笔签名并非公司行为的法定要件。合同仅约定经双方签字、盖章后生效，则有权主体的签字或加盖公司有效印章均可使合同生效，而无需同时具备签字和盖章。当然，我们仍然建议，法人代表签字和加盖公司印章尽量都不要缺少。

 

　　十八、法律文件盖章时，要区别公章、合同专用章、财务专用章等印章类型。

 

　　十九、使用电子签章需事先约定，并在法律允许的范围内使用。

 

　　请注意确定电子签章的可靠性。

 

　　二十、加盖印章时，记得加盖骑缝章。

 

　　二十一、公司加盖印章，一般意味着做出意思表示或对事实的确认，也可能意味着放弃权利之类的意义。

 

　　二十二、未签字盖章，合同不成立。

 

　　履约事实虽可补正合同签字盖章的瑕疵，但会增加当事人的举证难度。

 

　　二十三、加盖公司印章，即便违反印章管理规定或者未经股东会决议等程序，一般也不会影响印章应有的法律效力。

 

　　二十四、个人伪造公司印章，通常不会对公司发生效力，但在构成表见代表或表见代理应予例外。

 

　　表见代表或表见代理制度对于交易安全的保护，仅适用于善意的相对人。

 

　　二十五、伪造印章，可能承担民事、行政、刑事等方面的不利后果。

 

　　二十六、公司分支机构的工作人员，经分支机构负责人授权，对外代表分支机构实施民事行为，应认定为该分支机构的民事行为。

 

　　二十七、项目部对外借款，一般由公司承担责任；

 

　　但是，在特定的个案中，可能根据项目部印章类型、相对人是否知晓借用资质情况、公司是否参与或知晓借款等因素，得出不同的结论。

 

　　二十八、公司印章应按照法律规定，在当地公安机关指定的刻章单位刻制。

 

　　未按规定刻制的印章，经企业确认或使用，亦可发生效力。

 

　　二十九、企业尚未正式成立，经发起人股东授意刻制的印章具有法律效力，相关法律责任由成立后的企业承担。

 

　　三十、公司印章归公司所有，由相关工作人员根据公司授权保管使用。

 

　　公司使用多枚印章，或者使用作废的印章，均不能单纯以此为由否定公章的效力。

 

　　三十一、公司印章使用违反章程或公司管理规定，并不影响公章对外的效力，但相对人知晓或恶意的除外。

 

　　故印章管理人员的审慎确定及管理规定的严格执行非常重要。

 

　　三十二、加盖印章的空白合同书等资料，可能构成法律意义上的授权证明，故原则上不能提前加盖印章于空白处。

 

　　三十三、他人私刻单位印章实施经济犯罪行为的，单位有印章管理不当等过错的应当承担赔偿责任。

 

　　三十四、借用人违反承诺或协议使用印章，基于该承诺或协议效力的相对性，出借单位可能须对外承担责任。

 

　　三十五、在公司委托经营、承包经营等情形下，更应做好公司印章的管理。

 

　　即便受托人或承包人违反内部约定，但基于其掌握印章的事实，仍然可能被认定为表见代理人。合同效力仅具相对性，即使受托人或承包人违反关于印章使用的内部约定，公司仍应对其的代理行为承担责任。内部约定不能对抗印章本身所具有的证明公司行为的效力。

 

　　三十六、风险管理，没有最好只有更好。

 

　　风险管理无小事，细节决定成与败。风险管理，从签字盖章做起。风险时时在，签章须谨慎。